快速云：大数据背景下企业档案管理云计算应用初探

互推小编 2023-07-03

随着云计算和物联网等新技术的兴起，企业以及企业推动下的社会发展和技术应用开发进入到大数据时代。如何利用网络技术更新管理模式，高效地提供各类档案信息，是当前企业档案管理面临的问题与挑战。

1 云计算概念

云计算是基于网络计算和软件即服务等技术综合发展而来的一种IT资源的交付和使用模式。提供资源的网络被称为“云”，它的计算能力通常由分布式的大规模集群和服务器虚拟化搭建。其优势是资源集成，其精髓是服务[1]。

2 云计算技术应用的国内外现状

我国档案信息化建设大致经历了电子文件归档及电子档案的管理、数据库的档案化管理、档案云计算管理这三个阶段，我国云计算技术的应用尚处于导入和准备阶段，服务市场总体规模较小[2]。

国外方面，美国是“云计算”概念的发源地，也是全球云计算技术引领者和应用的主战场。目前美国联邦政府打造的电子档案馆是一个政府档案云，它的理念是在世界上任何地方、任何时间，只要有权限都可以获取联邦政府开放的档案[3]。

3 云计算在企业档案管理中应用的可行性

3.1 企业档案管理存在的不足

1）信息资源利用不足，共享存在局限性。目前，档案信息资源的有效组织、利用和开发还缺乏统一的标准和实际可行的手段，相关产品和工具也较为匮乏，造成信息资源拥有者资源丰富，而使用者却没有有效途径获取相关资源;不同地域、不同部门的信息系统无法互联互通，导致无法实现跨部门业务的协同工作。

2）信息化硬件投入大，维护成本高。企业档案信息化建设过程中，整个信息系统的安全运转需要投入大量人力、物力和财力，硬件投入多而软件开发少，极易出现业务延伸性不强，与其他系统不兼容，不适应时代发展需要等问题。

3.2 云计算在企业档案管理应用中的优势

1）实现同平台多用户管理和资源共享，充分发挥档案价值。云计算通过构建云服务平台，将分散的企业档案信息资源集中起来，实现企业档案信息资源的共享;建立统一的档案信息管理入口，被授予特定权限的用户，可在自己权限范围内查询相应档案信息;档案需求者得到的是“云服务”，无需关心档案信息存储在哪，最大限度的发挥档案信息的支撑作用，提高档案的应用价值。

2）节约软硬件投入，降低档案维护费用。云计算采用低价的计算和存储节点来构成“云”。“云”又能将众多计算节点、应用软件、开发平台、存储设备等基础设施通过虚拟化技术进行封装，转化为档案管理所需的各种服务。可以大大节约成本，避免硬件和数据资源重复建设;同时它还能与其他业务系统共用云平台，节省能耗及设备的投资和维护费用。

4 基于云计算的企业档案管理实现机制分析

云计算已然成为趋势，我们需要做的就是充分认知云计算对于计算、存储、软件等资源提供和分配方式的改变，结合自己的业务实际和对资源现实需求，改造信息系统的信息服务模式，优化或者创新业务模式，享受云计算的价值[4]。

4.1 基于云计算的“云平台”构建

在云计算中，基于云计算的企业数字档案通过云平台实现IT集约化服务模式，档案云平台把分散用户整合到一个统一平台上。根据企业服务集合所提供的服务类型可划分为基础设施即服务、平台即服务、软件即服务三个层次。档案“云服务”平台所设计的三种层次服务模式，有效整合了企业档案管理中的基础资源、平台资源和应用资源，按照服务的形式对外发布，最大限度的满足企业及公众等众多不同层级用户的使用需要，提高了企业档案资源的使用效率和使用便捷性，为企业档案资源的进一步共享和服务提供保证。

4.2 云计算的运行模式分析

企业档案部门采用云计算主要体现在两方面：一是利用云计算开展自身业务，实现档案信息的云存储和云利用;二是让档案形成者和档案利用者的所有活动都通过“云”来完成。云计算的运行模式有公共云、私有云、混合云三种，那么企业应如何选择最适合自己的运行模式，下面从部署云服务的角度出发做一个简要分析。公共云模式，这种类型的云服务通常遍布整个互联网，面向所有社会用户。这种模式优点是档案部门既享受到云计算带来的便利，又能极大降低传统信息化投入成本，从而专注于自己的业务。不足之处是档案部门要同其他机构和个人共用整个“云”，可能会影响到档案部门云服务的安全性。私有云模式，这种类型的云针对單个机构特别定制，考虑到档案的特殊性和安全性。这种模式的优点是：特定的“云”为特定的用户所用，档案部门技能合理的应用云计算，又可以适当规避公共云的信息风险。不足之处是档案部门私有云是独立的，成本上不具有公共云的优势。混合云模式，介于公共云和私有云之间的一种云，它将公共云的便捷性同私有云的安全性有机地结合在一起。企业采用混合云模式，一方面把物理基础设施和部分应用服务程序迁移到公共云虚拟平台，享受云服务的便捷性和高效性;另一方面采用私有云掌控私密资料信息和管理程序，保障了资源的安全性和可控性。

综上所述，采取混合云模式，企业的档案数据和应用服务就可以选择性地在两种云之间进行自由切换。混合云整合了公共云和私有云的优势，这已成为企业选择云服务的关键因素，所以混合云运行模式才是未来发展的趋势[5]。

5 企业档案管理云计算应用的建议

5.1 加强档案业务流程研究，制定相应标准规范相关

为使档案云数据中心具有适应性与可扩展性，需要对整个档案云系统平台根据预先确定的配置进行标准化。目前的硬件技术、网络技术、传输协议标准已经十分成熟，基本可以保证网络的互联性、可扩充性。重要的是应用系统数据交换、业务系统互联要遵守、制定相同的标准，这些标准在不同单位之间实现数据交换将起到重要作用[6]。

5.2 选择合适云计算模式，重视档案信息安全

云计算是把双刃剑，它为我们带来办公高效、信息化成本节约的同时，也将安全问题放到了一个更为集中的广阔空间。虽然部分政府部门在当地建立了自己的云计算中心，但这些数据中心大多是实验性质的，少有真正承载核心业务系统的，因此还不能充分验证云计算相关技术的可靠性[7]。

6 结束语

从上古结绳记事到如今以秒来计算的海量数据，每一次人类文明的进步、信息革命的开始，都给档案工作增添了新鲜的色彩[8]。学科发展的前瞻性，使我们不得不思考，新的更大的技术和观念的变化。虽然云计算还未被档案领域真正开发和利用，但云计算在服务模式与技术创新理念上无疑为企业档案工作提供了一个全新的手段和崭新的方向。

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