「大咖·观点」办公室设施维护这么做，“利益”远超想象

互推小编 2023-07-13

目前全球仍处在疫情期间，降低企业运营成本是每个设施管理者应当要考虑的事情。但关于设施维护，很多人有这样一个认知误区：做维护浪费钱，不值得；应该等设施坏了再修，把钱花在刀刃上，才省钱。

这种想法表面上看起来是降低了成本，实则犯了“短利”的错误！

今天，我们就以“办公室设施维护”为主题，分享这方面的知识。

一

设施维护知识简介

什么是维护？维以护之，免受外害。

设施管理已经在国外发展了50多年，诸多业内人士对维护的意义也形成了共识，主要有三点：

1、提前发现和处理隐患，确保设施处于良好状态，降低风险和维修成本。举个例子：2017年，北京某客户空调很多不制冷，我们和客户建议，先做一次专业维护。结果，在维护过程中，我们解决了80%的不制冷问题。无数案例说明：专业的维护，可以及早发现一些潜在风险和隐患，及时处理会降低风险，并最大程度降低对业务运营的影响。

2、提升员工体验，提高工作效率和幸福感。专业的维护可以创造更干净、安全、健康、舒适的工作环境，大家心情舒爽、干劲满满，必然提高工作效率。尤其今年疫情期间，对空调系统进行专业的消毒工作，会大大降低员工的心理顾虑，放下包袱，轻松工作。

3、确保工作场所正常运营，有效支持核心业务。对于很多企业来说，工作场所是其开展业务的空间，设施的正常运行，对于企业核心业务的实现起着重要的支持作用。比如，互联网企业、金融业务等，对于电气系统，尤其是电脑等设备的良好运营，就提出了更高的要求。

既然设施维护的意义不可小觑，那我们就有必要了解下维护的实操知识了！

1、设施维护的常见类型，共4种

◆ 前瞻性维护：适用于一些需要高可靠性的设备，例如发电机的维护和启动测试；

◆ 预测性维护：可以更准确地关注设施的状态，例如配电箱的红外热成像测试；

◆ 预防性维护：关注时间，需定期进行检查和测试工作，例如空调室外机的定期清洗和测量运行压力；

◆ 反应性维护：关注于出现问题后的应急维修，例如灯具损坏后的及时维修。

2、设施维护内容。不同设施的维护内容区别很大，需要根据设施的特点以及运行特性来进行确定。一般专业从事设施维护的公司，会提供专业的维护内容。

3、设施维护频次。需要根据设施的使用频次、工作场所的要求，甚至地理位置等综合考虑后，进行确定。例如，华南地区，因常年使用空调，所以空调系统的维护频次一定要比北方地区高。

4、维护策略。简单而言八个字：主动出击，专业保障。只要是设施，就有风险，我们就要主动出击。具体执行策略有三点：

1）分析设施的特点和运行特性，制定维护内容和维护频次（可参考专业公司建议），并与公司管理层申请维护费用的预算；

2）通过采购和招标，找到性价比最高的专业公司实施维护工作，并要求提供专业报告，包括不限于维护内容、现场照片或视频、存在问题、解决方案和管理建议等；

3）考虑到设施的专业性以及合规性，建议寻找专业的第三方机构，对于设施的状态以及维护工作的专业性定期（一般每年）进行评估，以确保及时发现问题，最大程度地降低设施方面的风险，确保组织核心业务的正常开展和人员财产的安全。

了解了设施维护的基本知识后，我们再针对性地讨论下“办公室设施”维护。

二

办公室设施分类

想要达到高效维护办公室设施的目的，首先打好基础关：整体了解办公室常见设施的分类。办公室设施主要包括以下类别：

1、外围结构。例如：屋顶，外墙外窗，出入口，地基和地下室等；

2、机电系统。主要包括：

1) 配电系统：高低压配电，UPS及发电机

2) 照明系统：室内外照明

3) 空调系统：主机、管道及末端设备

4) 门禁安防系统：监控等设备

5) 综合布线系统：光纤通讯等

6) 给排水系统：净水，自来水，排水，污水，雨水

7) 垂直交通系统：电梯，观光梯等

8) AV系统：音响、麦克、显示屏等

9) 楼宇自控系统：物联网等

10) 消防系统：烟感、喷淋、消火栓、气体灭火、中控、消防水池等

3、装饰及家具系统。包括天花，隔墙、地面和其他门窗五金、定制的家具等。

其中，配电系统、照明系统、空调系统、排水系统在整个建筑系统中，处于非常重要的位置，对建筑运营和人员的影响都非常大。

譬如：配电箱一旦发生断路，会直接影响运营；照明系统发生问题，也会非常影响人员的体验；空调系统一直都是建筑环境中最受租户关注的设施（国际某权威机构调查，空调和卫生间是最受租户关注的设施）；排水系统一旦出现问题，会带来气味，甚至病菌的传染。

所以，接下来和大家一起分享这四个系统设施的常见风险问题。

三

办公室四大系统设施常见风险总结

下面，我们将从配电，照明，空调，排水等四个系统入手，分享设施的常见风险表现及案例分析。

1、配电系统

配电系统设施常见风险表现：

1）空开与线缆配置不合理；

2）线路虚接；

3）三相不平衡；

4）空开使用时间长，导致损坏，漏电时不能跳闸等问题。

案例1：2017年夏季，我们给新客户做配电箱维护时，发现主电缆绝缘层破损，因配电箱内电缆之间距离非常近，存在严重安全风险。现场工程师立刻向客户人员及公司部门经理进行汇报。经与客户沟通确认，我们立即组织厂商紧急运送电缆等材料到现场，同时安排多名技术人员前往进行电缆更换工作，包括现场的绝缘测试等工作。

安全提醒：电缆属于比较专业的电气产品，且目前市场上质量良莠不齐，所以在设施运营中，定期对电气系统，包括电缆进行维护至关重要。

2、照明系统

照明系统设施常见风险表现：

1) 应急照明及安全出口指示灯断电不能正常使用；

2) 照明控制箱的交流接触器接线松动，接线端子损坏；

3) 照度设计不正确等问题。

案例2：2020年，给北京某客户做设施维护时，发现办公室内90%的应急照明在断电后不能正常使用，存在严重的安全隐患。经与客户沟通，我们立即进行了现场更换工作，确保应急照明正常使用。

安全提醒：参照《消防应急照明和疏散指示系统技术标准》- GB51309-2018 中第3.2.4条款规定， “建筑高度大于100m的民用建筑，应急照明的应急时间不应小于1.5h”。

3、空调系统

照明系统设施常见风险表现：

1) 空调末端设备漏水；

2)空调不能正常制冷制热；

3)房间内有异味；

4)空调位置安装不合理等等。

案例3：2017年夏季，北京某客户空调出现问题：不制冷、漏水等。经过沟通，我们为客户做了专业的风机盘管机组维护，包括清洗水过滤器、清洗疏通冷凝水排水管等，解决了大部分空调问题，大大降低了客户的维修成本。同时，我们还给风机盘管机组和风口进行了编号，便于日后的维修及管理。

安全提醒：根据本人20余年的行业经验，空调系统是最需要进行维护的机电设施。定期、专业的维护可以避免隐患，大幅度降低空调出现问题的概率，从而确保空调处于良好的工作状态，为人们提供更舒适的环境。同时，也会大大降低空调系统的维修和运行成本。

4、排水系统

排水系统设施常见风险表现：

1）排水泵损坏，不能正常排水；

2）排水管道脏堵；

3）水箱，鱼缸等设备没有漏水报警系统。

案例4：2016年12月，工程师在巡检过程中，发现北京某客户茶水间排水箱没有安装漏水报警装置，存在重大安全隐患。

鉴于之前漏水事件给客户及租户造成了严重的经济损失和运营影响，工程师与客户深入沟通后，提供了专业的预防性解决方案，主要措施有：

◆ 清理水槽下方杂物，确保水泵及管件不会因受到外力松动后，导致漏水；

◆ 更换老化管件；

◆ 安装大尺寸托水盘，确保可能漏水的点在托水盘上方，并在靠近柜门一侧安装溢水管。如果发生漏水，在报警系统失灵的情况下，水会直接漏到茶水间地面，能及时发现；

◆ 安装漏水报警系统，并设置2个蜂鸣器，避免其中一个损坏后，不能立刻发出警报；

◆ 安装给水电磁阀，确保收到报警马上切断水源；

◆ 漏水报警模块接入电话或短信报警系统，发生漏水后及时收到报警通知，确保及早发现并快速处理；

◆ 安装温馨提示牌，提示员工发现漏水后，立即停止用水并尽快联系相关人员。

四

设施管理应贯穿建筑全生命周期

以上是办公室设施的常见风险表现及应对措施，看起来大部分都是出了问题之后再解决，但这并不能最大限度地发挥设施管理的价值！笔者认为，设施管理不仅仅是建筑运营阶段的工作，而应该贯穿建筑的全生命周期，这样才能更好地发挥设施管理的价值。

建筑设计阶段，设施维护就应该被充分考虑。最简单的例子，很多办公室空调安装得很漂亮，但是天花上没有检修口，一旦发生问题，需要对天花进行破坏，费时费力，增加维修成本，还影响运营。早在十多年前，非常重视设施维护的部分外资公司，已经考虑了这一点，在设计和施工阶段，提前考虑和预留了很多设备的检修空间和通道，这样的经验，非常值得我们借鉴和学习。

建筑施工阶段，需要设施管理人员或委托第三方专业人员对施工质量进行监督，尤其考虑后期运营可能产生的问题。以空调系统为例，设计不合理、安装不规范，是造成空调问题频发的主要原因。同时，设施管理或行政人员应积极参与工程项目的验收，勇于提出运营方面的顾虑和建议，并要求施工单位予以整改，以免后患无穷。

另外，经过国家改革开放40年左右的大规模房屋建设，总体来说，国内已进入建筑后市场时代，对现有建筑进行改造升级的需求也日渐增多，改造前对现有设施进行专业评估至关重要，也是未来建筑服务中新兴的一项业务。只有对设施进行专业维护，才能确保其状态良好，也会让整个建筑保值升值。反之，年久失修，必然会使建筑的价值大打折扣，甚至失去利用价值。

五

新技术在设施维护中的应用

最后，为大家分享近几年在设施维护中出现的新技术案例。

随着生活水平的提高，人们对建筑环境的要求也变得更高，而物联网、人工智能、无人机、BIM以及信息化技术的逐渐发展完善，使得设施维护中出现了不少应用新技术的案例。

君不见，很多办公楼安装了多种类型的无线传感器。这对于重要的作业环境，如设备房、配电室、冷冻机房等进行相应的配置，通过温度、烟感、视频、红外等很多方式对重要设施进行24小时监控，发现问题立即报警。这样既大量节约了人力成本，也提高了监控的可靠性。