办公用品管理系统｜入库、出库、领用、采购…规范管理更高效！

互推小编 2023-09-16

办公用品管理是企业管理的重要后勤部分。小到纸张笔墨，大到电脑桌椅，都与企业资产管理息息相关。但由于办公用品种类多、数量大，管理起来难度也相对比较大——各种细小繁杂而又无法忽视的问题总是层出不穷：

用品补给不及时，造成物资短缺，影响工作展开

物资状况和流向不明，库存量及消耗情况很难确定

浪费行为严重，导致频繁采购物资，增加经营成本

领用审批形同虚设，信息不对称、资源不匹配时有发生

采购随意、缺乏计划性，无法精准把控办公用品的采购质量

……

美络科技办公用品管理系统，从实际业务出发，利用OA系统实现对办公用品的电子化规范管理，提供办公用品入库管理、出库管理、领用管理、采购管理、查询统计等核心功能，形成对办公用品的全生命周期管理，同时辅以灵活的业务定制功能，助力企业随时随地轻松管理物资，提高管理效能，节约经营成本。

一、用品台账，分门别类、精准清晰

建立办公用品台账是办公用品管理的第一步，目的是清晰展示办公用品信息，解决信息零散无序、杂乱无章的问题。

用品台账模块，按类别展示办公用品，管理所有办公用品的信息，包括用品名称、规格、库存等，支持用品信息在线查询以及格式化文件导出，支持用品详细历史出/入库记录查询，帮助管理人员实时追查物品的使用情况、采购流程等。

二、用品入库，统一标准、自动更新

办公用品属于企业的存货。存货的入库验收环节是企业内部管理和控制的重要工作，存货的入库验收程序和方法直接影响着存货管理的质量和效率。

美络科技办公用品管理系统，提供用品入库功能，让管理人员在物品采购流程审批完毕、物品检验合格后，通过单品入库、批量入库的功能，规范登记入库存货的数量、质量、技术规格等。同时，基于登记数据，系统自动更新相应物品的库存信息，形成当前物品的“入库登记”；通过入库汇总的功能，提供入库清单查询，方便用户按分类、物品名称和经办人等搜索入库记录。

【入库登记】

三、用品出库，数据同步、互联互通

办公用品出库与用品入库同样重要，其工作质量决定了账物是否相符。

用品出库功能，包含用品出库和出库汇总两方面。当库存物品被领用或以其他形式离开仓库，系统自行减少库存量、更新出库信息，实现异地互联互通、数据同步；系统支持出库信息格式化文件导出，支持详细出库清单查询，帮助管理人员高效管理物品资产。

【查看出库信息】

四、用品领用，处理便捷、实时追踪

办公用品如果得不到妥善管理，容易滋生浪费甚至舞弊。长期以往，将对企业的财务管理带来很大的负面影响。如何避免这些情况发生？

用品领用功能，涵盖领用申请和领用汇总，用户可自主提交申请，领导可远程在线审批，一方面减少中间环节，另一方面可以实时追踪员工或部门的物资使用情况、实现不同时段的情况对比，方便领导实时查询数据，促成物品实领实用，杜绝物资浪费。

【领用出库】

用品领用，支持领用申请信息在线查询，支持按状态显示系统内领用申请审批单状态信息，提供详细的领用申请单查询子功能，领用申请单审批通过后自动生成出库记录，同步更新该物品的库存信息。

五、用品采购，及时预警、全程跟进

用品采购既是保证企业生产经营正常展开的必要前提，又是保证物资质量的重要环节，同时关系到企业的成本支出。

为帮助企业做好办公用品的采购工作，及时有效地对各类物品的库存及使用情况进行预警，系统在用品采购功能模块，提供采购申请和采购汇总功能，通过办公用品采购申请审批流程管理，以及物资使用情况汇总，方便管理人员根据实际情况合理储备企业内部的办公用品，从而减少资金占用，避免浪费。

办公用品采购申请审批流程的管理，支持在线查询采购申请信息，支持按状态显示采购申请审批单状态信息，赋能管理人员全方位掌握用品采购信息。

六、查询统计，多维度分析、高效处理

办公用品管理涉及采购、入库、出库、领用、日常保管、内部监管等全过程，每个环节都会产生大量的数据，而这些数据对于企业经营管理与决策来说有着重要的意义。那么，如何提高数据的处理效率、挖掘更多的数据价值？

根据业务需求，系统提供灵活的数据统计设置功能，帮助管理人员从不同维度（比如领用人员、领用部门、物品名称等）实现分类汇总统计，详细展示领用、入库、出库记录信息，一键完成办公用品数据盘点，保障企业的办公资产，摆脱低效率操作。

系统的实施与应用价值

美络科技办公用品管理系统通过规范的流程、资源的优化配置，使处理繁重的工作变得轻松自如，极大提高了工作效率，避免人力、财力资源的浪费。

1. 规范管理，避免浪费。系统界面友好，实现了对办公用品的统一分类管理，通过层级类别的设定，方便了物资的查找及领用。

2. 高效协作，提前预警。基于库存功能、消耗统计功能，当办公用品库存不足时，系统自动提醒采购人员及时补充存货；当达到库存上限时，系统自动提醒采购人员停止采购，避免库存堆积、财力浪费。

3. 简化流程，提高效率。通过规范的流程审批，高效运转流程，一方面提高了办公效率，确保办公用品迅速到位，另一方面实现了资源的优化配置。

4. 细化管理，职责明晰。将责任明晰化，清晰记录领用人及领用时间等信息，确保部门、员工的领用记录有据可查，全面掌控每一件办公用品的申请及使用情况。

办公用品管理作为一门科学性的体系，是企业财务和资产管理的重要部分，也代表着公司的形象，企业必须重视起来。数字时代，使用办公用品管理系统，不仅可以提升办公用品的管理质量，还能提高企业的竞争力，推动企业高速发展。美络科技办公用品管理系统，将琐碎复杂的办公用品的流转情况显性化，让办公用品管理更智能、更快捷、更方便！

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