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关键时刻文件找不到！这2个文件管理技巧，个个解你燃眉之急！

互推小编
 

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前几天，新来的同事表情严肃地把我叫到身旁。当时吓了一跳，感觉会有大事。

小叶，你是怎么管理文件的啊？

原来是新来公司，他陆续接收了大量的文档。存文档容易，直接丢进一个文件夹，可后期找起来就麻烦了。

说实话，这个问题之前我也遇到过，今天就分享一些解决方案，说不定哪个就能帮上你！

01 重要！要删文件时缓一下

这个是血泪的教训！

有时「以为」没用的文件，尤其刚完成一个项目整理资料时，就会顺手删除一些，然后再顺手清空回收站释放硬盘空间。可是过一段时间后又发现，竟然还要用到这个文件，此时只能望着空空的回收站，恨自己当时手贱。

后来我改进了流程：

  • 以为没用 → 临时文件夹
  • 一个月后发现确实没用到 → 垃圾箱
  • 再过一段时间集中删除

毕竟，如果一个月后都觉得没用，那么应该也不会再用了。

至于怎么分辨这个月有没有用到，只要打开文件夹属性，看看修改日期就好了~

当然删文件的时候也有技巧，比如从最大的文件开始删，因为大多数非删不可的情况，都是因为空间不够。不然，你就把文件多留会呗。

02 重要文件扫描后备份

虽然现在大多数都是电子文档，但也会遇到一些纸质文件，比如合同。

这类文件一般牵涉多方利益，一不小心，容易引起纠纷。为了避免一些不必要的麻烦，我会把相关材料（包括呈批件、合同、付款单等）都扫描备份，以防不时之需。

常用的备份软件包括：

  • Scanner Pro：可同步到印象笔记，也可同步到支持 WebDAV 的共享盘，比如坚果云、Dropbox。现在的主力。
  • 扫描全能王：可同步到印象笔记，也可同步到 Dropbox、印象笔记、百度网盘等。很多朋友使用。

当然，扫描好的文件别让它待在手机里或者是电脑默认的「已扫描文档」的文件夹中，还是要及时整理命名的。

做个总结

1.要删的文件暂时先留着。桌面设置「临时文件夹」

2.重要文件扫描备份。推荐「扫描宝」「扫描全能王」和「Scanner Pro」

小问题

你有因为文件没管理好而吃过亏么？

或者你有什么独特的文件管理心得？

快来评论区和大家一起分享~

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