询价招标管理设计思路

互推小编 2024-01-22

下面这篇文章是笔者整理分享的关于在询价招标环节中，主要的设计思路和流程的相关内容，有想要了解的同学可以进来看看哦！

今天分享一下关于在询价招标环节中，主要的设计思路和流程。在开始之前，先简单引述介绍一下采购业务中常见的询价术语。

实际业务过程中，生产部门总是想要最优质的的物料，销售部门总是想要最低廉的价格。面对不同的需求，采购需要坚持用合理的价格购买匹配的物料，并以此为原则与利益相关方进行沟通，并最终达成一致。

在询价时，采购经常会用到四个术语，分别是：RFI、RFQ、RFP和RFB。

RFI（Request for Information）信息邀请书：用来取得产品、价格、服务或供应商一般信息的请求文件。RFI是一种非正式的询问信息或者调查价格的方式，不是正式询价，不代表供应商在提供产品、价格等信息后会有真实的业务跟进。例如，采购需要对某个品类的市场价格进行调查以编制来年的预算时，可以使用RFI明确询价的目的。
RFQ（Request for Quotation）报价邀请书：用来取得供应商对甲方所需产品或服务的承诺的请求文件。RFQ是一种正式的询价文件。在RFQ中，采购需要对产品或服务提出具体的数量、时间、标准、质保期等要求。而供应商的书面回复受法律约束，不得随意更改。例如，在接到采购申请时，采购需要通过RFQ完成比价，把订单发给最优供应商。
RFP（Request for Proposal）方案邀请书：采购要求供应商提供最优解决方案的请求文件。采购通常会将需要解决的问题或者模糊的需求提交给供应商，由供应商提出设计方案或选型方案，再与需求部门一起评价哪种方案最可行而且价格最低。如果没有合适的方案，采购就不需要对供应商提供的方案承担责任和义务。例如，在一轮LED照明电路板的设计方案评比中，其他供应商都提出用5颗LED灯珠才能达到照明要求，只有一家供应商提出用4颗LED灯珠的方案，因此它的报价也是最低的。经甲方的设计人员评估，该方案可行，该供应商随即中标。
RFB（Request for Bid）投标邀请书：采购向所有被邀请参与投标的供应商保证招标公平性的文件。RFB是对供应商和采购方都有约束力的投标请求。公司必须具备完善的、透明的招标流程，而且已经定义了产品规范书和工作说明书。一般在金额较大、政府或企业强制要求的情况下，采购才会选用RFB，因为其耗时长、缺乏灵活性。例如，在大型土建招标前，企业为了杜绝贪腐问题，往往会要求采购进行正规邀标。

当理解了上述的几个术语后，便可基于业务需求梳理具体的询价和招标管理流程及设计要点。

一、询价管理

一般询报价流程为：采购员将需要寻源的物料需求信息通过邮件等方式发送给相关供应商进行报价，供应商再通过邮件回复报价和报价单附件，采购员收集各供应商报价信息进行汇总比价后提交审批。

通过SRM协同流程为：采购员在SRM系统上创建询价单或者引用需求转询价单，选择已配置好的询价模板、需求物料信息及相应供应商后发布询价单。供应商接收询价单后再线上报价回复采购方，采购员通过系统进行比价、议价或核价等操作。

询价过程中，如果因为采购方的报价邀请书信息不完整，常常会导致选择的供应商并非最优，因此在发布报价邀请书时，通常需包含以下信息：

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报价有效期和报价截止日：报价有效期是由供应商提交给采购，用来决定中标价格的有效期限。例如，供应商提供了一份价格很低的钢材报价单并明确告知报价有效期是30天，但由于种种原因，采购在30天后才发出订单。在这段时间，由于钢材价格上涨，供应商无法维持之前的报价，于是提出涨价。因报价有效期已过，采购只能接受。报价截止日是供应商向采购提交报价的截止日。如果供应商未能在报价截止日前提交报价，则被视为退出。但是在实际工作中，经常会有供应商在报价截止日过后报出比其他各家都低的价格，此时采购应该怎么办呢？笔者建议，遇到这种情况时，采购不要自己做决定，一定要向上级领导请示，由领导或者团队集体决定。
对投标人的资质要求：政府对特殊行业有资质要求，例如，土建招标需要供应商提供建筑资质，电控柜招标需要供应商提供配电资质，化学品招标需要供应商提供危化品经营许可。一些行业会有特殊的质量体系要求，例如，汽车行业要求制造商通过IATF16949认证，医疗器械行业要求制造商通过ISO13485认证，一般制造业要求制造商通过ISO9001认证。对于MRO类物资，有些公司根据自身需要，可能会要求供应商是原厂或者具备代理资质。
商品描述和需求信息：商品描述说简单也简单，说复杂也复杂。对于标准品，采购只要知道品牌和规格即可。但是，定制件往往涉及图纸或功能要求。在询价阶段，设计工程师常常没有完成图纸或者材料清单（Bill Of Material，BOM），采购只能依靠功能描述让供应商报价。采购要在报价邀请书中尽可能完整地描述需求信息，包括样件数量和需求时间，量产开始时间和爬坡计划，年度采购峰值和最小值，项目结束时间和产品生命周期总量等。
项目时间节点：项目时间节点是对甲方需求信息的进一步明确，包括样品的图纸和BOM何时完成，样品的模具何时开具，样品何时提交，模具多久完成修改，量产条件何时具备等。
账期：账期一定要在报价邀请书里写清楚，否则很容易产生争议。例如，从表面上看，某供应商的价格略低于其他供应商，但是在产品定点后它未必会同意甲方提出的账期。比较账期差异后，该供应商未必是最优选择。
交货地点和贸易条款：交货地点和贸易条款关系到物权转移和物流成本转移。如果不在报价邀请书中写明，有的供应商按照出厂价报价，有的供应商按照到门价报价，采购就可能会选错供应商。
质量要求：在新产品的询价阶段，采购往往很难从设计工程师或者质量工程师处拿到完整的质量要求。这就要求采购在报价邀请书中详尽地描述外购件的使用环境、使用要求和所要实现的功能，以防将来明确质量要求时供应商提出涨价。
特殊要求：很多公司对供应商的售后服务有特殊要求。例如，针对设备，生产部门会要求供应商提供培训服务，工艺部门会要求供应商在设备出现问题后24小时内提供诊断服务，维修部门会要求供应商定义备件并且备库。
在供应商处的投资：很多时候，采购需要支付在供应商处的工具、工装或模具等资产的费用，以便限制这些资产只生产自己公司的外购件。在制作报价邀请书时，采购要罗列在供应商处可能发生的投资，以便各家供应商统一报价、公平比价。
合同模板（含质保协议）：这是很多采购在询价时容易忽略的关键点。不少采购常常在选定供应商后才向供应商提供合同模板，供应商却突然说法务不同意签署这份合同，需要做很多修改。结果双方僵持不下，最后采购只能妥协。正确的做法是，采购应该把合同模板（含质保协议）作为附件一起发出，让供应商在报价前确认是否接受，如供应商不接受，则不给供应商报价的机会。
最小起订量和订货周期：如果采购不在报价邀请书中提出最小起订量和订货周期，就会产生不公平和不好谈的问题。例如，一家供应商按照最小起订量100个报价，而另一家按照1 000个报价，后者的报价略低于前者。在这种情况下，采购会选错供应商。
报价联系人、地址、电话和邮箱：这是报价邀请书的必备信息。在报价期间，采购应当要求所有的供应商只允许把报价发给自己，即甲方唯一授权的报价联系人。如果供应商把报价同时发给别人，如项目经理，即被视为有串标嫌疑，采购可以酌情决定废标。