一粒云：公司业务文件管理范例

互推小编 2024-02-02

前段时间，一个开印刷厂的朋友跟我说起一件趣事。

一日，某客户来电询价，朋友见是生人，报了个较低的价格，并没在意；

不日该客户由来询价，朋友又报了个价格，因为忘记之前是什么价格，所以又报了个略低的价格；

后来该客户再次询价，朋友报了个市场价。

该客户立马下单了，因为客户误以为市场价格越来越高了。

看上去是个让人开心的小事情，但是这个事情后面隐藏了朋友公司管理的一个巨大的缺陷。这次是成了，但是必然有不成的。甚至没有再问第三次的。也许至少记录一下。

然而真是记录一下就可以解决问题吗？我们用深圳斑马供应链公司来举例说明；

深圳斑供应链公司是一个外贸物流供应链管理公司，主营国内外外贸出海供应链管理；在美国，巴西，加拿大，韩国，日本等全球有10多个分仓供应链；

平常的日常工作中，产品图片，产品文件，清关文件，报价单，发票等等随着及时个业务人员的邮件，微信，qq软件等满天飞舞，带来的问题是，不但以上文件无法管理，公司知识库无法沉淀，并且人走数据走。

与客户深入沟通、总结后，其实也没有所说的那么复杂。一共两个大需求；

产品报价单管理

产品报价单与客户业务报价单管理；

很多做企业销售业务管理的看到这个图应该就明白是什么意思。

那么，如何处理这个报价文件呢？处理好，肯定不会出现开头小故事那样的问题；让每个价格有据可依。并且与管理，财务，客户能做好良性的协作。

以下为一粒云盘的解决方式，也是目前斑马所用的流程。

一粒云使用企业共享空间，存储标准的产品文件，业务员将标准文件复制一份到个人网盘，每当需要给客户报价的时候就复制一份并修改内容，分享给客户，成功以后交付给财务。流程清晰简洁。

每日业务文件

产品报价单还是每日业务为中的一个小模块，随着业务量的增加，业务文件会涉及到企业的每一个人，如果没有一个良好的管理方式，将犹如“下雨背稻草，越背越重”。

继续用斑马公司来举例，供应链企业的业务文件还不是最多的，但是也涉及到，客户人员、业务人员、管理人员、客户、海外同事、财务、线下人员、海关人员。

看上去复杂，处理起来其实不难。

一粒云的群组功能，就是适合解决多方人员参与，并有不同的角色定位的功能。每个业务员新建一个群组，将对应的客户新建一个独立文件，放到顶级，然后将与此客户相关的资料进行细分为子文件夹。最后将此文件夹分享给客户，清关文件分享给海关与海外同事等等。

业务流程总结

无论如何，梳理公司的业务流程，选取合适的管理工具，是企业发展必不可缺的一环。而工具永远是第一生产力；也许您的公司并是不供应链行业，但是业务交易的是大同小异。如果您有更多的疑问，请与及时我们联系。

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