文件管理，少不了保密常识

互推小编 2024-02-03

在企业管理中，常见企业秘密多是以文件形式存在的，不论是书面文件还是电子文件，我们都要注意企业信息的保密。

对秘密信息不注意保管，不仅需要花费时间寻找，而且很容易造成资料的丢失，泄露秘密信息。

因此，涉及企业秘密的文件应与其他文件分开管理，而且书面资料还要及时整理，必要时可以锁入工作柜中；对于借阅的材料要及时归还；保密等级较高的书面材料，还需要交给专人管理。对电子信息可以分区并设置不同的保密级别，以拒绝他人访问。

当前，我们都会使用电子邮件收发信息。

电子邮件虽然大大提高了工作效率，但同时也面临着巨大的安全威胁。电子邮件中可能隐藏着各种各样的木马病毒，一旦文件被打开，木马病毒会立即侵入电脑系统，你的资料也就任人截取了。

因此我们在收发邮件时，要注意以下四点：不明邮件不要打开，对于主题和发件人不明、或带有特殊格式的附件或图片等邮件不要轻易打开；外发邮件要注意保密；邮件内容要仔细斟酌，向外部发送邮件时，要斟酌自己的用词，不要泄露他人不该知道的信息；企业邮箱不要随意公布。

在文件信息的管理中，会议记录是较容易被忽略的一项。

许多人觉得会议记录无关紧要，把它当成废纸丢来丢去。其实，正好相反，我们的会议记录中包含着各种工作计划、高层的会议精神、甚至是企业的最新战略等信息。可我们却任由它出现在企业的任何角落，这无疑给了别人一个搜集信息的好机会。

另外，在企业经营决策中往往采取的是最优方案，于是那些被否决的策划案经常得到这样的下场。其实放弃也是一种秘密。策划人员虽然知道被采纳的策划是企业秘密，却往往不知道被放弃的策划也是企业秘密，认为其完全没用，有时还会对他人谈起 ，而竞争对手就可以从中轻松判断：你没有做这些，就一定选择做了那些！