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如何高效实现公司文件管理？只需做好这些就够了！

互推小编
 

文档资料记录了企业的发展历程、经验以及成果，是全公司的宝贵财富。而一般管理只停留在个人或部门层面，常常会因为员工离职而丢失，也会因为使用不规范而出现遗失、损坏，更有被恶意扩散导致形成损失的可能。尤其对中小微企业来说，为了节约成本，对文档管理的不重视往往会造成不可估量的损失。

文档管理常见问题

1、 文档众多、类型各异，散落存储在员工各个电脑上，需要查找调阅时东奔西跑，非常不便。

2、 员工离职或调岗后，项目的整体方案资料可能会丢失、外泄，严重威胁到文档安全。

3、 员工可以不经过公司相关领导审批，将内部重要文件外发给客户。

4、数量庞大的文档资料急切需要实现组织、归档、分类、检索与查阅。

5、采用传统的纸质管理，不仅容易丢失，而且大量复印、打印，纸张成本很高，浪费严重，且损坏后不可修复。

6、对于相对敏感的文档不能实现安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制等。

那么现在来说说小畅云档是如何解决这些问题的。

1. 文档管理

海量数据存储和管理，内置丰富的内容类型，支持大部分常见的内容形式的集中存储、新建、下载、编辑等管理。文件切片技术减少数据冗余，大幅降低存储成本。

2. 快速检索

内置强大的中文检索组件，包括全文检索、条件组合检索两种方式，帮助用户便捷精准的定位到所需文件，同时提供历史搜索记录，方便用户下次搜索时有迹可循。

3. 人员管理

按职别角色授权做内容管控、分发及利用。

4. 查阅审核

支持关键词、全文内容检索及在线预览，所见即所得。

5. 规则自定

根据自身情况自定义企业架构及其分支，完美适配公司组织架构。

6. 提醒预警

支持证照、商务采购合同等重要资料到期预警设置。

7. 内容加密

文档统一加密进行分布形式存储，严格管控文件外传，管控文件的下载拖拽、另存、截屏、打印、生成外联等操作管控，保护核心文件的安全性；颗粒化权限分配，适配不同权限管理需求。支持用户行为日志管理，资料安全有保障

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