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考勤机导出的数据，你让我怎么统计？

互推小编
 

小伙伴们好啊，今天咱们来分享一个数据整理的实例。

昨天，函数正式课群里有位小伙伴发了这样一份考勤数据：

每个人全天的考勤数据都挤在一个单元格里，现在要计算每个人每天的实际出勤时间。

最终希望得到的数据是这样的：

回过头来咱们观察一下数据结构，看看有没有可以利用的规律。

首先来看看K列姓名的规律：每个姓名之间都间隔一行：

利用这个规律，咱们就可以在“考勤整理”工作表里，使用公式提取员工姓名了。

在“考勤整理”工作表的B2单元格输入以下公式，下拉至出现空白为止：

=OFFSET('10月考勤'!K$5,(ROW(A1)-1)*2,)&""

简单说说公式的意思：

(ROW(A1)-1)*2部分，计算结果为0，公式下拉时，会得到从0开始、按2递增的序号0、2、4、6、8……。

OFFSET函数以“10月考勤”工作表K5单元格为基准，以ROW函数的计算结果作为向下偏移的行数，也就是公式每下拉一行，就从“10月考勤”工作表K5单元格向下偏移两行。

当OFFSET函数引用空单元格的时候，会显示成无意义的0，所以在公式最后加了一个小尾巴&""，目的就是将这个无意义的0变成空文本，从而显示成空白了。

接下来就要提取每天的工作时长了， 咱们再来观察一下打卡时间的规律。

以“白秀莲”1号的打卡数据为例，打卡数据位于姓名的下一行，虽然有多次打卡记录，但是咱们看前5位，其实就是最早的上班时间，而后5位就是最晚的下班时间了。

接下来咱们先看看如何定位到这个打卡时间所在的单元格：

=INDEX('10月考勤'!A:A,MATCH($B2,'10月考勤'!$K:$K,)+1)

MATCH函数的作用是根据指定的查询值，返回该查询值在查询区域中首次出现的位置。

INDEX函数的作用是根据指定的位置信息，从一个区域中返回对应位置的内容。

公式中的MATCH($B2,'10月考勤'!$K:$K,)部分，利用B列已经提取出的姓名，借助MATCH函数计算出该姓名首次出现的位置。最后加上1，就是这个人的打卡记录所在的行了。

再使用INDEX函数，从“10月考勤”工作表的A列提取出该员工1号的打卡记录。

要从打卡记录中分别提取前 5位和后5位，这里需要使用LEFT函数和RIGHT函数。

LEFT函数的作用是从数据的左侧开始，提取指定位数的字符。

RIGHT函数的作用，是从数据右侧开始提取指定位数的字符。

先计算出下班打卡时间：

RIGHT(INDEX('10月考勤'!A:A,MATCH($B2,'10月考勤'!$K:$K,)+1),5)

再计算出上班打卡时间：

LEFT(INDEX('10月考勤'!A:A,MATCH($B2,'10月考勤'!$K:$K,)+1),5)

二者相减，就是每天的工作时长。

如果某一天的打卡记录是空白，RIGHT和LEFT函数会返回空文本，空文本再相减的话，就返回错误值了，所以要加上一个IFERROR函数，来屏蔽错误值。

最后咱们把以上两段公式组合一下，在C2单元格输入以下公式，向右向下复制即可：

=IFERROR(RIGHT(INDEX('10月考勤'!A:A,MATCH($B2,'10月考勤'!$K:$K,)+1),5)-LEFT(INDEX('10月考勤'!A:A,MATCH($B2,'10月考勤'!$K:$K,)+1),5),"")

图文制作：周庆麟

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