员工垫钱买办公用品被查！这5种行为存在3大误区，请抓紧整改

互推小编 2023-05-30

大家注意！公司员工个人垫付资金购买办公用品再费用报销竟然是不合规的？并且有企业被查了？快来跟小编一起看看吧！到底是啥原因？费用报销需要注意哪些点？哪些发票不能报销？有哪些涉税点？

先来给大家看一个深圳税务局公布的真实案例：

深圳市地税局第三稽查局根据群众举报，对某微半导体公司2014—2015年度纳税情况进行立案稽查。经过检查发现其存在没按规定代收代缴个税行为，最终追补该企业应扣未扣个税53554.62元，罚款26777.31元，共计80331.93元。

税务稽查

该企业由广州母公司出资成立，业务员既有来自该企业，也会有来自广州母公司。在工资薪金发放及个税代收代缴时两家企业混杂在一起，经查发现该企业部分员工既没有在本公司也未在广州母公司代收代缴个税。

经检查：稽查员查出该企业有向个人账户转款打钱的情况，了解后获知这是因为企业规模较小，因此在办公用品采购时由个人使用私人账户购买，再由个人报销，企业再将款项支付给个人，经过对银行资料对比证明了企业上述说法属实，但是该做法既不符合要求，也会带来涉税风险，稽查员已要求企业及时整改。

仔细看这个检查案例发现，事情的引子主要是企业未按规定代扣代缴个税。企业被要求整改有两个原因：

①该企业平常账务管理混乱，又出现了偷逃个人所得税的事实，税务稽查局继而推论以后非常可能存在员工找票报销抵工资逃避个人所得税的行为。

②税务稽查局之所以会对办公室用品的事注意，大致能够推测出，涉及的金额应该不小，频次也不低，有违常理，毕竟哪家企业也不会频繁大量的购买办公用品啊。

大家有没有觉得平常都是这么操作的呢？但是也没有出现任何问题？只要公司员工垫资报销的业务真实存在，依法依规，也不用担心。只要合理真实的费用报销，就不会有税务问题。但是，有这3点事项务必要注意。

员工垫资这个再常见不过的行为，税局表示做法不合规，也有涉税风险!即日起，垫资报销一定要规避这5种行为!

一、员工垫资金额数目较大

公司员工垫资购入物品，公司在进行费用报销环节中，就涉及了公转私的问题，一旦资金额太大，就会被重点监管，特别是以下3种情况:

1、任何账户的现金交易，超过5万

2、公户转账，超过200万

3、私户转账超过20万(境外)或50万(境内)

当然，正常业务的垫资，往往很难超过上述标准，但是参考现金管理办法的话，一般来说，尽量不宜超过1000元，超过1000元的，建议申请备用金，再进行采买。

二、垫资的员工较多

通常情况下，一个公司负责采购的工作人员只有几个，如果大家都垫资报销，便会有以票抵薪或者福利费的嫌疑。税局很可能会稽查公司这些藏匿在发票后边的工资或福利费、要求补缴个税，甚至受到其他处罚。

三、员工垫资次数频繁

正常情况下，企业发生员工垫资再报销的业务并不多，如果企业频繁地发生垫资报销的业务，则说明企业可能存在以票抵薪的嫌疑。

同时，《金融机构大额交易和可疑交易报告管理办法》(中国人民银行令[2016]第3号发布)明确，以下几种行为会被严查:
(1)短期内资金分散转入、集中转出或集中转入、分散转出;
(2)存取现金的数额、频率及用途与其正常现金收付明显不符，
(3)短期内频繁地收取来自与其经营业务明显无关的个人汇款;
(4)相同收付款人之间短期内频繁发生资金收付。

所以，如果企业频繁地发生个人垫付资金购买物品等行为，会受到严格的监管。实现“银税互联”，税务局察觉异常可能会第一时间找上门!

四、员工垫资的支出不能与企业经营特点明显不符

员工垫资一般是为企业经营目的而进行的，如果说该项支出明显与经营特点不符，那就说明可能存在偷逃税款的因素了。

五、员工垫资报销一定要及时

及时报销，首先，有利于内部管理;其次，不会导致会计数据的失真;最后，能在一定程度上避免税局质疑费用的真实性。

有任何财税、股权等相关问题可在评论区讨论或问我哦！

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