酒店物资采购规程（上）

互推小编 2023-05-28

为规范物资物料采购行为，明晰采购的流程和职责，使物资和物料更好地满足酒店的营运需求，减少浪费，我们特制定酒店物资采购规程，现按三部分分享给大家。

目录

一、采购原则

二、采购分类

（一）每日采购的种类

（二）计划采购的种类

（三）临时采购的种类

三、采购价格确定

（一）每日采购食材原料价格的确定

（二）计划采购物品价格的确定

（三）临时采购物品价格的确定

四、申购审批流程

（一）每日采购审批流程

（二）计划采购审批流程

（三）临时采购审批流程

五、申购审批流程中各人员的职责规定

六、采购周期、采购数量和采购下单时间规定

（一）采购数量和品质的规定

（二）下单时间的规定

（三）常用物资的采购周期

七、相关管理规定

（一）供应商的监督管理

（二）食品原料索证验收制度

（三）采购人员的管理

（四）采购过程的规范管理

（五）特别条款

一、采购原则

总体原则：“定期集中采购为主，必要零星采购为辅”、“建立合理库存，减少无谓损失”。

二、采购分类

采购类型按采购频率划分为三种：每日采购、计划采购、临时采购。

（一）每日采购的种类

主要是食材、食品和饮料，具体如下：西餐冻品、海鲜、冻肉类、蔬菜水果和鲜活肉类（三鸟、家禽、活鱼）、西餐果汁、奶制品、雪糕、面食糕点、西式半成品面包、餐料和干货、客房用水果。

（二）计划采购的种类

根据使用量测算，可按合理采购周期有计划进行采购的耐用性常用物品，具体明细如下：

随着各类物资、物料使用量数据统计的不断完善，计划采购的种类和品名将不断增多，最终趋于固定。除单价高或更换频率低或面积大的物品外，所有物品都尽可能纳入计划采购。

（三）临时采购的种类

适用于因物资库存不足而突发性急需的采购、不能按确定周期采购的零星补货、不设最低库存的贵价商品采购、新增物品采购（包括资产类新增和替换）。

财务部、采购部和各部门须建立月度物料消耗数量的统计制度，并对统计数据进行汇总分析，将每月、每季度用物料的周期性规律和数量摸清，不断增加计划采购的物料品类，逐步减少临时采购物料的品类。通过以上数据的统计分析，结合经营的实际情况逐步确定常用物料的最低库存数量。

三、采购价格确定

（一）每日采购食材原料价格的确定

每日采购的物品参考酒店周边批发市场的市调价格、供应商报价、招投标等综合相关因素决定采购定价。

1.市调

采购部组织成本会计、总厨等人员每月2次针对新增的和用量多的食材原料进行价格调查；

2.招投标

采购部向三家或三家以上供应商发出询价单（询价单里注明所需物品名称、品牌、规格、型号、质量标准、交货时间及专票税点要求），按规范程序收集供应商的报价；

3.评标小组开标和评标

由公司主管领导、财务部经理、采购部正副经理、西餐部经理、总厨等当场开标，对几家供应商报来的物品在价格、质量、供应商实力及信誉等进行评估后，确定一家信誉好、质量高、价格优惠的供应商为主供应商，一到两家供应商为次供应商，提出选择意见和理由，呈报总经理审批。一般情况下主要供应商应占总购买种类物品金额的70%左右。

4.议价

4.1询价后，选择二家以上供应商进行议价。

4.2议价时应注意产品品质、交货时间、专票税点、售后服务等。

4.3以下情形采购部应加强和供应商议价：

（1）产品市场价格下跌或有下跌趋势时；

（2）本次采购数量大于前次时；

（3）本次报价偏高时；

（4）有同样品质的服务供应商提供更低价格时；

（5）公司策略需降低成本时；

4.4专业材料、用品或项目采购，采购部应会同使用部门共同询价议价。

5.定价

5.1成立定价小组，实行集体定价;

定价小组由财务部经理、采购部正副经理、西餐部经理、总厨和参与市调的财务成本会计或收货人员组成。

经评标小组确定供应商后，由采购部经理根据当期批发市调食材价格和供应商进行议价后（是否需要议价由采购部经理根据开标情况和市调价格判断）制定食材涨跌的初次建议价格明细，再召集定价小组进行定价会议确定食材原料价格，呈报主管领导、总经理获批后，完成当期食材的定价工作。

5.2定价原则：

（1）投标商家最低价：

采购品种不多且性能要求不高时，选择投标商家最低价为定价；

（2）市调定价：

酒店组织市调，选择批发市场的价格加合理利润为定价，即批发价+合理利润=定价。

（3）综合定价：

采购品种繁多、对比各投标商报价时发现存在此高彼低的情形，则根据各投标商的条件和报价，经议价后综合定价，由某一供应商供货。总经理审批后，由成本会计在采购系统软件里输入获批定价，部门下单时系统会自动显示当期定价。在规定的周期内，食品、食材原料采购使用该定价。

6.定价周期

蔬菜、水果、生鲜类2期/月（即1期/半月），冻品食材类1期/月，干货、餐料类1期/季度。当某一供应商全部供货不能满足条件时，可同时选另一供应商供货。

（二）计划采购物品价格的确定

1.询价

采购部向3家或3家以上供应商发出询价单进行询价（询价单里注明所需物品名称、品牌、规格、型号、质量标准、交货时间及专票税点要求），当收回3家或符合要求3家以上的报价时，本次询价有效，当收回只有1家或2家报价时，需要继续询价，直到收到符合要求的3家报价为止。

2.评标和定价

采购评标小组对几家供应商报来的物品在价格、质量、到货期限、供应商实力及信誉等进行评估后，确定一家信誉好、质量高、价格优惠的供应商为主，一到两家供应商为辅，提出选择意见和理由，呈报总经理批准。一般情况下，对计划采购数量或金额较多（大）的物品，主要供应商应占总购买种类物品金额的70%左右。对计划采购金额不大（视不同的物品而定，一般为每次采购总额一万元以下），供应商容易变换的，则选一家供应商则可。

3.评标小组成员为公司主管领导、财务部经理、采购部正副经理、使用部门负责人（通常不少于5人）。

（三）临时采购物品价格的确定

1.补货采购（包括因物资库存不足而突发性急需的采购、不能按确定周期采购的零星补货）：对于计划采购物品清单中已在列，属于临时补货的，则不用三家比价，在采购系统软件里按原采购价录入获批后执行。

2.非补货的新增物品采购：对于计划采购清单中不在列、近期无发生采购或过往三个月未采购过的物品采购，由采购部二人或采购部一人与使用部门（物品的专业特性较强时）一起到市场询价、核价后，按本采购规程规定的正常定价模式确定价格。如遇特殊情况可以向酒店总经理以电话、微信、短信请示，获得领导同意回复后采取先购买后补单的形式执行（补单时限不得超过三个工作日），同时须在采购系统软件里把采购品种、单价补录进去。

3.非补货的不设最低库存的贵价商品采购（含资产类新增和替换）：需求部门应在OA做专项事项呈批，同时附上采购部收集的三家报价、分析对比和分析意见，按权限经总经理或董事会审批后，采购部会同需求部门共同完成采购。OA专项事项呈批获批后，需求部门应及时在OA中把审批结果传阅给采购部门安排采购工作，同时在采购系统软件里把采购品种、单价补录进去。

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